Escanear e digitalizar documentos: qual a diferença?

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Centenas de dados e informações são gerados e armazenados diariamente pelas empresas. Notas fiscais, recibos, pedidos de compras e vendas, cancelamentos, declarações, folhas de pagamento e inúmeros documentos que demandam um cuidado especial.

Com o avanço da tecnologia e a necessidade de novas adequações à rotina organizacional, documentos em papel passaram a ser substituídos por versões em formato eletrônico.

Porém, apesar de todas as facilidades com a automação e otimização de muitos processos, alguns termos acabam sendo confundidos e, por vezes, considerados similares.

Entre as principais dúvidas, se destaca a diferença entre escanear e digitalizar documentos. Confira a seguir o que caracteriza cada um dos termos!

O que é escanear um documento?

Escanear significa gerar uma imagem de um documento. Ao realizar o escaneamento de um documento, o usuário está fazendo a conversão de um documento de papel para uma versão digital.

A principal característica é que essa versão do documento gerado é uma imagem – algo que pode ser acessado digitalmente, mas com algumas limitações de indexação. Assim, o processo de escanear é similar a tirar uma foto de um documento e armazená-lo na memória do computador.

Embora esse procedimento esteja criando uma cópia digital do documento, a versão gerada é uma imagem. Assim, acaba não sendo tão útil, principalmente por não poder ser gerenciada e manipulada para fins gerenciais. No caso de você precisar encontrar um documento escaneado, a busca não poderá ser feita por palavras-chave através de um sistema de indexação específica.

O que é digitalizar um documento?

Diferentemente dos documentos escaneados, cujo resultado são imagens, no caso de um documento digitalizado o propósito é converter um documento de papel em um arquivo eletrônico, em um processo que realiza a migração do formato impresso para o digital, trabalhando questões como indexação metadados inseridos em um processo gerencial.

Assim, ao digitalizar um documento, as informações passam por um processo de codificação binária, tornando-as acessíveis e interpretáveis.

Isso significa que através de um sistema de gerenciamento de documentos é possível indexar os arquivos, tornando-os mais fáceis de serem recuperados. Assim, o usuário pode utilizar palavras-chave ou mesmo referências específicas para encontrar determinadas informações e dados.

Empresas especializadas em digitalizar documentos tornam o processo mais ágil e fácil, evitando que funcionários tenham que deixar suas tarefas para realizar o processo de conversão.

Além disso, ao contratar profissionais especializados na gestão digital da documentação da empresa, o gestor evita dores de cabeça com problemas de configuração e todo o processo de gerenciamento da indexação e organização dos arquivos.

Vantagens da digitalização

A disponibilização dos documentos digitalizados de forma segura, organizada e controlada, com backups em um ambiente em nuvem, permite que empresas possam gerir melhor seus dados e informações e melhorar exponencialmente a rotina operacional.

Além disso, com o uso da certificação digital e a possibilidade de assinar eletronicamente um documento, o arquivo gerado passa a ter validade probatória. Assim, é possível comprovar sua autenticidade, confiabilidade e integridade através de procedimentos que controlem sua produção, transmissão, armazenamento, manutenção e preservação.

A solução pode trazer inúmeros benefícios para as empresas. Confira a seguir!

Maior produtividade

Com a digitalização e posterior indexação de documentos, os funcionários não precisam mais perder horas procurando arquivos em papel em centenas de caixas e fichários.

O tempo levado para encontrar um documento é drasticamente reduzido pela possibilidade de ter todos os arquivos em formato digital, otimizando a velocidade e precisão das buscas, o que gera ganhos de produtividade.

Liberação de espaço físico

Papéis sempre demandam espaços específicos para serem guardados e, dependendo do tamanho da empresa, podem exigir grandes estruturas.

Com a digitalização documental, todos os processos se tornam mais ágeis e espaços são liberados para outros usos e finalidades, o que torna o ambiente organizacional mais “clean”.

Mais segurança

O processo de digitalização dos documentos protege a empresa não só das vulnerabilidades do ambiente físico, mas também do virtual. Ou seja, como as informações são armazenadas em servidores, é possível protegê-las com firewall, antivírus e outras soluções.

Além disso, os backups são periódicos, mantendo todas as informações atualizadas e protegidas. Mesmo que ocorra um acidente, é possível restaurar rapidamente os arquivos.

E você, já conhecia as diferenças entre escanear e digitalizar documentos? Compartilhe conosco a sua experiência. Deixe seu comentário!

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